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日々の給与計算や労務手続き、勤怠管理といった膨大な事務作業に追われ、「本来取り組むべき人材育成や組織開発に十分な時間を割けない」とお悩みではないでしょうか。変化の激しい現代のビジネス環境において、人事部門には従来の管理業務に加え、経営戦略と連動して企業の成長を支える「戦略人事」への転換が強く求められています。
しかし、人的資本経営の実現や戦略的な人事施策の立案が必要だと理解していても、現場の業務負荷がボトルネックとなり、なかなか改革が進まないのが実情です。事務作業から脱却し、経営のパートナーとして信頼される存在になるためには、業務プロセスの抜本的な見直しと、適切なシステム活用による効率化が不可欠です。
本記事では、人事部門が直面する課題を解決し、付加価値の高いコア業務へシフトするための具体的な方法について詳しく解説します。業務効率化による時間の創出から、失敗しない人事DXの進め方、そして成長企業が実践している改革事例まで、組織を変革するためのヒントをお届けします。ぜひ、貴社のこれからの人事戦略にお役立てください。
1. 事務作業に追われる日々からの脱却：戦略人事へシフトするための業務効率化とシステム活用術
人事担当者の多くが、月末月初の勤怠締め作業や給与計算、入退社に伴う書類作成、そして年末調整といった膨大な「定型業務」に忙殺されています。これらの業務は企業運営において不可欠ですが、経営層が人事に求めている役割は、単なる管理部門としての機能から、事業成長を牽引する「戦略人事」へと急速に変化しています。人的資本経営が重要視される現代において、事務作業から脱却し、本来注力すべきコア業務へリソースを配分することは喫緊の課題です。
戦略人事への第一歩は、徹底的な業務の棚卸しとデジタルツールの導入による効率化です。まず、現在の手作業や紙ベースの業務プロセスを見直し、「人が判断すべき業務（コア業務）」と「定型化・自動化できる業務（ノンコア業務）」を明確に区分けします。その上で、ノンコア業務に対しては積極的にHR Tech（人事テック）を活用していく姿勢が求められます。
具体的なシステム活用例として、SmartHRやfreee人事労務といったクラウド型労務管理システムの導入が挙げられます。これらのツールを活用することで、従業員情報の収集をペーパーレス化し、社会保険手続きや年末調整をオンラインで完結させることが可能です。また、勤怠管理においてもKING OF TIMEなどのシステムと連携させることで、集計ミスを防ぎ、リアルタイムでの労働時間管理を実現できます。これにより、従来数日かかっていた作業時間を数時間、あるいは数分レベルにまで短縮するケースも珍しくありません。
システムの導入は単なる時短効果にとどまりません。人事情報をデジタルデータとして一元管理することで、従業員のスキルやエンゲージメント、離職リスクなどを可視化できるようになります。たとえば、カオナビやタレントパレットのようなタレントマネジメントシステムを用いれば、蓄積されたデータを分析し、最適な人員配置や次世代リーダーの育成計画など、経営判断に直結する提案が可能になります。
事務作業をシステムに任せることは、人事担当者が「作業者」から「経営のパートナー（HRBP）」へと進化するための必須条件です。空いたリソースを組織開発や採用戦略、従業員エンゲージメントの向上といった付加価値の高い業務に充てることで、人事は初めて経営戦略と人事戦略を連動させる戦略的な役割を果たすことができるようになります。デジタルシフトを恐れず、テクノロジーを武器に業務プロセスを再構築することが、これからの時代に求められる人事部門の在り方です。
2. 経営層が求める人事部門への進化：給与計算や労務手続きの自動化でコア業務への時間を創出する
現代のビジネス環境において、経営層は人事部門に対し、単なる管理部門としての機能だけでなく、経営目標の達成に直結する「戦略的ビジネスパートナー」としての役割を強く求めています。人的資本経営への関心が高まる中で、人材をコストではなく投資対象として捉え、組織のパフォーマンスを最大化することが急務となっているからです。しかし、現場の実情を見ると、毎月の給与計算、入退社に伴う社会保険の手続き、年末調整といった定型的な事務作業にリソースの大半が割かれ、本来注力すべき戦略策定に手が回っていないケースが少なくありません。
戦略人事へとシフトするための最初の一歩は、テクノロジーを活用して事務作業（ノンコア業務）を徹底的に効率化し、思考するための時間を創出することです。SmartHRやfreee人事労務、ジョブカンといったクラウド型の人事労務システム（HR Tech）を導入することで、これまで紙やエクセルで行っていた煩雑な手続きを自動化できます。例えば、従業員情報の収集をスマートフォン経由で行い、役所への電子申請までをデジタル上で完結させることで、作業時間を大幅に削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことが可能です。
自動化によって生まれた余白は、人間にしかできない高付加価値な「コア業務」へと再投資されなければなりません。具体的には、優秀な人材を獲得するための採用ブランディング、従業員エンゲージメントを高めるための制度設計、次世代リーダーの育成、そして離職防止のための組織風土改革などです。事務作業のプロフェッショナルから脱却し、蓄積された人事データを活用して経営判断をサポートする参謀役へと進化すること。これこそが、これからの時代に求められる人事部門のあり方と言えるでしょう。
3. 人的資本経営の実現に向けた第一歩：正確なデータ管理とアウトソーシング活用で組織を変革する
近年、企業価値向上の鍵として「人的資本経営」が注目されています。人材を「コスト」ではなく「資本」として捉え、その価値を最大限に引き出すことで持続的な企業成長を目指すこの考え方は、今や経営戦略の中心課題となりつつあります。しかし、理想を掲げる一方で、多くの人事部門が日々の事務作業や労務管理に忙殺され、戦略的な動きが取れていないのが実情です。経営のパートナーとして組織を変革するためには、まず足元の業務構造を見直し、リソース配分を劇的に変える必要があります。
その第一歩となるのが「正確なデータ管理」の徹底です。人的資本経営の実践においては、従業員のスキル、経験、エンゲージメント、配置状況といった人事データを可視化し、投資対効果を分析することが不可欠です。しかし、これらの情報が紙の書類や個人の属人化したExcelファイルに散在していては、迅速な経営判断は下せません。タレントマネジメントシステムやクラウド型の人事データベースを活用し、あらゆる情報をデジタル化して一元管理できる基盤を整えることが、戦略人事へのスタートラインとなります。
次に重要なのが「アウトソーシング（BPO）」の戦略的活用です。データの分析や制度設計、人材育成といった「コア業務」に人事担当者が集中するためには、給与計算や社会保険手続き、勤怠管理といった定型的な「ノンコア業務」を切り離す勇気が必要です。これらは正確性が極めて重要ですが、社内で行うことが必ずしも競争優位性にはつながりません。専門性の高い外部ベンダーへ委託することで、業務品質の向上と社内リソースの創出を同時に実現できます。
正確なデータという武器を手に入れ、事務作業という重荷を下ろすこと。この両輪が回って初めて、人事部門は管理業務の遂行者から脱却し、経営目標の達成に貢献する真のビジネスパートナーへと進化できるのです。
4. 失敗しない人事DXの進め方：現場の負担を減らしつつ経営戦略と連動した人事基盤を構築する
人事デジタルトランスフォーメーション（人事DX）は、単に紙の書類をデジタル化することではありません。真の目的は、テクノロジーを活用してオペレーション業務を効率化し、そこで生まれたリソースを「経営戦略の実現」に振り向けることにあります。しかし、多くの企業が高額なシステムを導入したものの、「現場が入力してくれない」「データが活用できない」といった失敗に直面しています。ここでは、失敗しないための具体的なステップと、現場と経営をつなぐ基盤構築のポイントを解説します。
「何のために導入するか」を経営言語で定義する
システム選定に入る前に、最も重要なのは目的の明確化です。「業務効率化」だけでは不十分です。「離職率を低下させるためにエンゲージメント状態を可視化したい」「次世代リーダーの発掘のためにスキルマップを整備したい」など、経営課題に基づいた具体的なゴールを設定する必要があります。
成功している企業は、経営陣に対し「このシステム導入によって、どのような経営判断が可能になるか」を提示しています。例えば、人的資本経営の文脈において、採用ROIの向上や適材適所の配置転換スピードを上げるなど、ビジネス成果に直結するKPIと紐付けることが重要です。
現場の負担軽減を最優先にしたUI/UXの選定
人事DXが失敗する最大の要因は、現場社員への入力負荷です。どれほど高機能なタレントマネジメントシステムであっても、現場のデータが入力されなければただの箱に過ぎません。そのため、システム選定においては「管理側の使いやすさ」以上に「従業員側の使いやすさ（UI/UX）」を重視する必要があります。
例えば、労務手続きの分野ではSmartHRのようなクラウド人事労務ソフトが支持されています。これは、スマートフォンから質問に答えるだけで年末調整や入社手続きが完了するという、従業員にとっての圧倒的な利便性があるためです。このように「システムを使うことで自分の手間が減る」と現場が実感できるツールから導入を始めるのが、DXを定着させる定石です。
データの一元化とタレントマネジメントへの接続
労務管理の効率化で基盤を整えた後は、蓄積されたデータを活用するフェーズへと移行します。ここで重要になるのが、散在する人事データを一元管理できるプラットフォームの構築です。給与、評価、勤怠、スキルデータがバラバラのシステムにある状態では、戦略的な分析は不可能です。
人材情報を可視化するツールとして、カオナビなどが多くの企業で導入されています。顔写真を用いた直感的なインターフェースで社員のスキルや評価履歴を並べて比較できるため、会議の場で経営層が直感的に組織図をシミュレーションする際に役立ちます。また、採用管理システムであるHRMOSなどと連携し、入社後のパフォーマンス分析を行うことで、採用基準の最適化を図る事例も増えています。
スモールスタートと継続的な改善
最初から全ての機能を使いこなそうとせず、優先順位の高い課題からスモールスタートで始めることも肝要です。まずは評価ワークフローのデジタル化から始め、次にスキル管理、その次にエンゲージメントサーベイといったように、段階的に運用範囲を広げていくことで、現場の混乱を防ぎつつ着実にデータを蓄積できます。
人事DXは導入して終わりではなく、運用しながら自社の風土に合わせてチューニングし続けるプロセスそのものです。現場の負担を最小限に抑えながら、経営にとって価値あるデータ基盤を構築することこそが、事務作業から脱却し、戦略人事へと進化するための最短ルートとなります。
5. 成長企業が実践している人事改革：定型業務の工数を削減し社員のエンゲージメント向上に注力する方法
急成長を遂げるスタートアップやベンチャー企業、そして変革期にある大手企業において、人事部門の役割は劇的に変化しています。かつては給与計算や労務手続き、勤怠管理といった「守りの業務」が人事の主たる仕事でしたが、現在では経営目標を達成するための「攻めの人事」、すなわち戦略人事の実践が求められています。ここでは、成長企業がどのようにして定型業務の工数を削減し、そのリソースを社員のエンゲージメント向上へと転換しているのか、具体的な手法を解説します。
まず、定型業務からの脱却に不可欠なのが、HRテクノロジー（HR Tech）の積極的な導入です。これまで個人のExcelや紙ベースで行っていた入退社手続き、年末調整、雇用契約の締結などを、クラウド型の労務管理ソフトへ移行することは、もはや成長企業のスタンダードとなっています。例えば、SmartHRやfreee人事労務といったSaaS（Software as a Service）製品を活用することで、従業員が自身のスマートフォンから直接情報を入力し、ペーパーレスで手続きを完結させる仕組みを構築しています。これにより、人事担当者が手入力や書類のファイリングに費やしていた膨大な時間を削減できるだけでなく、入力ミスや紛失のリスクも大幅に低減されます。
さらに、API連携を活用して、勤怠管理システム（KING OF TIMEやジョブカンなど）と給与計算ソフトを自動で同期させることで、毎月の締め作業にかかる工数を数日から数時間へと圧縮することに成功している事例も少なくありません。このようにテクノロジーを活用して「事務屋」としての時間を極限まで減らすことが、戦略人事への第一歩となります。
削減された時間とリソースは、社員のエンゲージメント向上という、より付加価値の高い業務へと投資されます。ここで重要となるのが、タレントマネジメントシステムやパルスサーベイの活用です。カオナビやTalent Palette（タレントパレット）などのシステムを導入し、社員のスキル、経歴、評価履歴を一元管理することで、適材適所の配置や抜擢人事をデータに基づいて行えるようになります。勘や経験に頼った人事異動ではなく、客観的なデータに基づく配置は、社員の納得感を高め、キャリア自律を促します。
また、WevoxやGeppoといったエンゲージメントサーベイツールを用いて、組織の状態や社員のコンディションをリアルタイムで可視化する企業も増えています。定期的に短いアンケートを実施し、組織の課題や個人の不調を早期に発見することで、迅速なフォローが可能になります。成長企業では、こうしたサーベイの結果をもとに、マネージャーとメンバーによる1on1ミーティングの質を高める取り組みを行っています。単なる業務報告の場ではなく、キャリアの悩みや組織への要望を対話する場として機能させることで、心理的安全性を確保し、離職防止やモチベーション向上につなげています。
結局のところ、成長企業が実践している人事改革の本質は、テクノロジーに任せられる業務は徹底して自動化し、人間にしかできない「対話」や「動機付け」に全力を注ぐことにあります。事務作業の効率化は目的ではなく、人的資本経営を実現するための手段です。データとテクノロジーを武器にしつつ、社員一人ひとりと向き合う時間を最大化することこそが、経営のパートナーとしての人事が果たすべき役割と言えるでしょう。