isoftyi777 私の業務改善に関するバックボーンと、これまで私が関わってきた人事業務を中心とするバックオフィスの業務効率化の一部辞令をご紹介します。業務効率化がなかなか進まないとお悩みの皆様のお役に立てればこの上ない喜びです。
人事業務の効率化
私は大学時代からプログラミングが好きで、というのも法学部で社会心理学ゼミを専攻した関係で必要となる調査集計作業を大学の大型計算機センターで処理するという経験がベースとなっています。ですから、SE（システムエンジニア）を目指して、1981年に日本の大手コンピュータ会社であるF社に新卒入社したのです。3ヶ月のプログラミングやシステム設計の基礎を学ぶ新人教育が終了し待ちに待った配属発表がありました。配属先は意に反して、人事部でした。私はしばらくの間落胆し落ち込んでいたことを今でも鮮明に覚えています。その後、実際に人事部に配属され何千人からの給与計算業務を担当することになり、大型汎用機であるF社製でIBM対抗のM160でCOBOLというプログラミング言語で組まれたソフトで計算をすることになりました。ほぼ毎月アップデートが必要でプログラム修正をしていくうちに、その傍ら1987年にリリースされたFMR-30という16ビットパソコンを人事へ導入してもらい、Visual BASICというプログラミング言語を駆使し、人事データベースの構築を進め、採用管理システム、人員集計表等当時紙の台帳を使って手動で管理・資料作成していた業務を電子化して行き業務効率化を進めました。一方、給与計算業務を後輩に引継ぎ、採用、福利厚生業務を経験し人事業務にもやり甲斐を感じるようになっていました。そもそもが、人見知りの性格で何でも言うことを聞いてくれるコンピュータ業務に携わりかったのですが、人を相手とする正解のない人事業務を解決に導く面白さにいつのまにかはまっていたのです。
経理業務の効率化
学校運営法人の管理部長を務めていたときのことです。経理業務の負荷がとても大きく、決算は会計士事務所に外注していたものの、日々のルーティン業務や予実管理資料作成等残業々でこなさざるを得ない状況でした。そこで、最もまとまって手作業量が多かった予実管理資料の作成を、Excelマクロで自動作成できるようにしました。これにより、これまで正味2日間かかっていた作業を5分位で処理できるようになったのです。その後、予算の作成時点に遡り自動化を進めました。各学校・部門から提出された予算案のExcelシートを全部門合計表にボタンをクリックするだけで数秒で集計が完了するという具合です。また、元帳の伝票を科目ごとに自動集計し、実績集計を自動化するなど、業務改善を推進し本来コア業務でる
入管申請書類作成業務の効率化
外国人留学生の入管申請書類を手作業で作成する業務を自動化した経験です。これまでは、Excelの留学生リストから個別のExcelの入管書類の該当するセルに手でコピー＆ペーストをしていました。自動化により、リストのどの項目を個別の入管書類のどのセルに転記するかの設定を事前に登録しおき、あとはボタンクリックだけで自動で個別書類を作成できるようにしました。工数が100分の1に激減すると共に、転記ミスも皆無となったのです。
DX化による業務改善のメリット
DX化による業務改善のメリットは、生産性の向上ですが、ロジックの齟齬やバグがない限りは、ミスの撲滅になり、手戻り仕事の防止にもなるので見えない部分の業務効率も含めて多くのメリットをもたらします。また、様々なデータがデジタル化されることにより、データが蓄積されていけば経年変化をはじめ、様々な角度からの現状あるいは因子分析資料が作成可能となり、経営に直結する有益なデータもリアルタイムで集計可能となるところが最大のメリットです。さらには、社員側からするとワークライフバランスの向上、働き方改革に繋がる大きなメリットがあります。
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弊社には、DXに取り組みたいけどどこから手をつけたらいいかわからない、スキルのある人事総務スタッフがいない、忙しくてDXまで手が回らない、予算が回せない等今抱えていらっしゃる課題をしっかりと伺い、痒い所に手が届くリーズナブルな解決のご提案と対応をさせていただきます。また、人事評価制度を見直したい、新規導入したいといった相談についても、どうぞお気軽にお問い合わせください。